Opdracht:

De gemeente Assen is op zoek naar een coördinator voor het verkrijgen van subsidies of financiële ondersteuning voor twee grote opgaves in de stad. De ene opgave (programma Woningbouwopgave) is thematisch opgezet rondom de woningbouwopgave en de andere (programma Stadskwartier) is gebiedsgericht opgezet rondom de stedelijke transformatie van Assen.

We zoeken een senior kandidaat met minimaal hbo+/wo werk- en denkniveau, bij voorkeur in planologie, bestuurskunde of gebiedsontwikkeling. Daarbij beschik je over minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als subsidie coordinator binnen een gemeente/overheid.

Over het programma Woningbouwopgave:

De gemeente werkt met het programma Woningbouwopgave aan de uitdaging om de ambitie van 10.000 woningen te realiseren. Verdeeld over de kortere termijn, middellange termijn en lange termijn zijn daartoe doelen geformuleerd. De Woningbouwopgave wordt gezien als een integrale opgave waar concrete projecten, beleid, processen en visie samenkomen om te werken aan de stad van de toekomst. Voor de Woningbouwopgave worden op dit moment de reguliere kanalen gebruikt om subsidies te verkrijgen. Denk hierbij aan de Realisatiestimulans of de WBI. Vanuit het programma worden kansen gezien om ook andere kanalen te benutten om bij te dragen aan het bereiken van de doelstellingen.

Over het programma Stadskwartier:

De gemeente werkt met het programma Stadskwartier aan een grootschalige binnenstedelijke transformatie van drie geografisch verbonden deelgebieden in en rond de binnenstad. Het programma heeft een looptijd tot 2040 en kent twee centrale doelen:

Ø Versterken van de centrumfunctie van de binnenstad

Ø Toevoegen van circa 1.350 woningen uit het programma Woningbouwopgave

Het programma omvat een integrale gebiedsontwikkeling met investeringen in wonen, openbare ruimte, mobiliteit, leefbaarheid, duurzaamheid, erfgoed, voorzieningen en economische vitaliteit. De totale investeringsopgave bedraagt ruim €500 miljoen, met bijdragen van zowel publieke als private partijen.

Voor de gemeentelijke bijdrage is reeds €122 miljoen gereserveerd. Daarbij is €20 miljoen aan subsidies voorzien als essentiële dekking voor de businesscase van het programma. Hiervan is reeds €10 miljoen beschikt. De resterende €10 miljoen moet de komende jaren worden verworven via nieuwe subsidieaanvragen op Rijks-, provinciaal en Europees niveau.

Het programma vraagt daarom om professionele, structurele en strategische subsidiecoördinatie. Met (structurele) strategische subsidiecoördinatie wordt subsidie een sturingsinstrument en willen we voorkomen dat:

● Kansen worden gemist

● Er risico ontstaat op terugvordering

● Overzicht ontbreekt over verplichtingen

● Subsidies afhankelijk worden van toeval in plaats van strategie

Wat ga je doen

Als Subsidiecoördinator ben je verantwoordelijk voor het integraal organiseren, coördineren en borgen van het gehele subsidieproces binnen het programma: van signalering van kansen en het organiseren van aanvragen tot en met verantwoording, monitoring en audits van reeds verkregen subsidies.

Je opereert op het snijvlak van programmaorganisatie, financiën, projectmanagement en externe subsidieverstrekkers. Je werkt direct voor de programmamanager en nauw samen met projectleiders, financieel adviseurs, planeconomen en externe partners.

De rol is:

● Cruciaal voor het financieel haalbaar maken én houden van het programma.

● Een sleutelrol in een langjarig, impactvol binnenstedelijk programma

● Kent een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid

● Levert een directe bijdrage aan de financiële haalbaarheid van een gebiedsontwikkeling van €500+ miljoen

● Heeft een nauwe samenwerking met programmamanagement en projectteams

Beoogde taken

1. Verwerven van nieuwe subsidies (proactief en strategisch)

● Structureel scannen van subsidiemogelijkheden (Rijk, provincie, EU, fondsen)

● Vertalen van programmalijnen en projecten naar subsidiekansen

● Coördineren en opstellen van subsidieaanvragen samen met projectleiders

● Afstemming met subsidieverstrekkers en onderhouden van relaties

● Plannen van aanvraagmomenten en bewaken van deadlines

● Bewaken van de samenhang tussen subsidies en programmaplanning

2. Coördinatie en beheersing van verkregen subsidies

● Inrichten en beheren van een subsidieadministratie en -monitor

● Opzetten van een uniforme werkwijze voor verantwoording

● Bewaken van verplichtingen, termijnen en voorwaarden

● Coördineren van voortgangsrapportages en financiële verantwoordingen

● Voorbereiden en begeleiden van controles en audits

3. Organiseren van subsidie-awareness binnen het programma

● Adviseren van projectleiders over subsidiemogelijkheden

● Inrichten van een werkproces waarbij subsidie een vast onderdeel is van projectontwikkeling

● Opstellen van formats, checklists en werkwijzen

4. Rapportage en sturing

● Periodieke rapportage aan programmamanager over:

● Stand van verwerving

● Risico’s

● Verplichtingen

● Prognose subsidiebijdragen

Functie-eisen naar alle suppliers

Resultaatverplichtingen

Aan het einde van jaar 1:

● Een volledig ingericht subsidieproces en subsidieadministratie

● Een subsidie-kansenkaart gekoppeld aan alle programmalijnen en projecten

● Een meerjarige subsidieplanning (2026–2030)

● Minimaal 3–5 subsidieaanvragen gecoördineerd en ingediend

● Alle reeds verkregen subsidies volledig onder controle qua verantwoording en verplichtingen

● Werkafspraken en formats geïmplementeerd binnen het programmateam

Aan het einde van jaar 2:

· Minimaal 2 tot 4 miljoen Euro aan nieuwe subsidiebeschikkingen gerealiseerd (realistische bandbreedte bij dit type programma)

· Alle projecten werken aantoonbaar volgens de subsidie-werkwijze

· Geen risico’s op terugvordering of afkeur bij verantwoording

· Subsidie is een vast onderdeel van projectinitiatie en besluitvorming

· Actief netwerk met subsidieverstrekkers opgebouwd en onderhouden