Wie is DUS-I?
DUS-I is een shared serviceorganisatie van de ministeries van OCW en VWS. DUS-I is de dienstverlenende schakel tussen instellingen die subsidies aanvragen/ontvangen en beleidsdirecties van OCW en VWS die bepalen aan wie en onder welke voorwaarden subsidie wordt verleend. DUS-I richt zich erop het subsidieproces gestroomlijnd te laten verlopen door alle administratieve activiteiten foutloos, rechtmatig, tijdig en efficiënt uit te voeren. DUS-I is een transparante, deskundige, zakelijke uitvoerder die ontzorgt, adviseert, uitvoert en ondersteunt.

Wat ga je doen?
Als medior adviseur bedrijfsvoering ga je aan de slag binnen het cluster Financiën & Facilitair, onderdeel van de divisie Bedrijfsvoering. Binnen dit cluster zijn twee controllers, twee financieel adviseurs en twee adviseurs bedrijfsvoering voor de facilitaire werkzaamheden werkzaam. Samen geven jullie vorm aan o.a. het budget-, vorderings-, inkoop- en financieel beheer van DUS-I.

In jouw werk als adviseur bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

Alle inkoopzaken: inkoopdossier compleet maken, contracten/opdrachtbrieven opstellen en laten tekenen (tweezijdig);
Inhuuropdrachten in JOB afhandelen: zorgen dat alle gegevens goed staan, de inhuurkrachten alle noodzakelijke documenten hebben ingevoerd, beheer van de urenstaten en de facturatie, contact met de Inhuurdesk en JOBSupport;
Factuurafhandeling: zorgen voor prestatieverklaring en facturen goedkeuren/afkeuren;
Verplichtingen aanmaken in SAP mbt de apparaatskosten;
Verplichtingenbeheer (verplichtingen ophogen en/of afboeken);
Rapportages maken in SAP mbt de apparaatskosten, contact met FDC;
TimEnterprise beheren: wijzigingen doorgeven aan de supportafdeling van Aenova, maandelijks rapportages maken en rapportages op verzoek maken;
Maandelijks overzichten maken van de stand van de offertes versus de realisatie van de uren;
Interne declaraties afhandelen (voorzien van juiste boekingscodes etc.);
Externe declaraties afhandelen mbt verschillende commissies.

Daarnaast zet DUS-I ook in op de doorontwikkeling van de planning –en controlcyclus. Er wordt verwacht dat jij hierin ook een actieve bijdrage aan levert. Je haalt in het primair proces (subsidieproces) informatie op, toetst dat aan de doelstellingen van de organisatie en zet dit in als financiële stuurinformatie. Je voert met interne en externe stakeholders zelfstandig het gesprek en je krijgt met veel aspecten van de organisatie te maken. Zo sta je intern volop in verbinding met de collega’s in het primair proces, managers en afdelingshoofden. Extern onderhoud je o.a. contacten met de shared serviceorganisaties Inkoop (sso’s) binnen het Rijk en leveranciers.

Herken jij jezelf in de volgende competenties?
Een resultaatgerichte en proactieve houding, analytisch vermogen, accuraat werken, stressbestendig, energiek, teamspeler, goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, flexibele en klantgerichte houding.